送別会のお知らせ例文まとめ！すぐ使えるメール・チャット・オンライン対応テンプレート

送別会の案内を任されたけれど、どんな文面にすればいいか悩んだことはありませんか。

この記事では、「送別会お知らせ例文」をテーマに、社内メール・チャット・オンライン開催など、あらゆるシーンで使えるテンプレートを紹介します。

フォーマルにもカジュアルにも使える文章構成のコツや、失敗しないための注意点もあわせて解説。

そのままコピー＆ペーストして使える例文も多数掲載しているので、忙しい方でもすぐに実践できます。

「感謝を伝えるお知らせ文」をスムーズに作りたい方にぴったりの決定版ガイドです。

送別会のお知らせとは？意味と目的を簡単に理解しよう
送別会のお知らせ文の基本構成と書き方
状況別・送別会お知らせ例文テンプレート集【コピペOK】
送別会お知らせ文で失敗しないための注意点
ワンランク上の印象を残す書き方テクニック
まとめ：送別会のお知らせは「心を伝える文章」

送別会のお知らせとは？意味と目的を簡単に理解しよう

送別会のお知らせは、職場で異動や退職を迎える方を送り出すために、開催日時や概要を共有する連絡文のことです。

最近ではメールだけでなく、社内チャットツールなどを使って周知するケースも増えています。

この章では、送別会のお知らせが持つ意味や役割、そして文面づくりで意識したいトーンの違いを整理していきましょう。

送別会のお知らせの基本的な役割

送別会のお知らせは、単なる連絡文ではなく「感謝と敬意を伝える入り口」です。

目的は大きく3つあります。

目的	内容
1. 情報の共有	開催日時や場所などを正確に伝える
2. 参加促進	案内を受けた人に参加を促す
3. 感謝の表現	送り出す相手への敬意や感謝を込める

この3点がきちんと伝わることで、案内文そのものに温かみが生まれます。

「お知らせ」と「案内文」の違いとは？

似ているようで微妙に違うのが「お知らせ」と「案内文」です。

「お知らせ」は日時や概要を伝える情報中心の文面で、形式を重視します。

一方「案内文」は、相手への思いを含めて気持ちを伝える柔らかいトーンが特徴です。

社内掲示用ならお知らせ形式、メールで送るなら案内文形式を選ぶと自然です。

フォーマル・カジュアルの書き分けポイント

送別会のお知らせは、相手や状況によって文体を変えることが大切です。

たとえば上司や社外の関係者向けなら、敬語を丁寧に整えたフォーマル文。

部署内やチーム内の共有なら、柔らかい表現を使ったカジュアル文でも問題ありません。

タイプ	文体の特徴	おすすめの使用場面
フォーマル	敬語中心・堅めの文調	上司・社外関係者への案内
カジュアル	話し言葉に近い文体	部署内・仲間内での共有

どちらの場合も、丁寧さと読みやすさのバランスを意識すると、好印象につながります。

送別会のお知らせ文の基本構成と書き方

送別会のお知らせを作成するときは、いきなり文章を書くよりも、まず全体の構成を押さえるのがポイントです。

この章では、誰でも読みやすく、失礼のないお知らせ文を作るための基本の流れを紹介します。

テンプレートをそのまま使う場合でも、各パートの意味を理解しておくと、状況に合わせた調整がしやすくなります。

お知らせ文の全体構成5ステップ

送別会のお知らせ文は、以下の5ステップで構成するとスムーズです。

ステップ	内容
1. 冒頭の挨拶	送別会の目的を簡潔に伝える
2. 対象者の紹介	誰の送別会かを明確にする
3. 開催情報	日時・場所・会費などを整理
4. 参加依頼	返信や出欠確認の方法を伝える
5. 結びの言葉	感謝と参加を促す一文で締める

この5つの要素が揃えば、誰が読んでも分かりやすい案内文になります。

冒頭文の書き方と例文

最初の一文で「何のためのお知らせか」が伝わるようにしましょう。

ここでは形式的な挨拶よりも、感謝や労いを含めると印象が良くなります。

例文を1つ紹介します。

「このたび、〇〇部の△△さんが□□部署へ異動されることになりました。これまでのご尽力に感謝の気持ちを込めて、送別会を開催いたします。」

“なぜ開催するのか”を明記することが重要です。

対象者の紹介を丁寧に伝えるコツ

対象者の名前や所属を明確に書くと、参加者がすぐに理解できます。

部署や役職も含めると、全社的な通知にも対応しやすくなります。

対象者の例	書き方の例文
単独の送別	送別対象：営業部　田中一郎さん
複数人の場合	送別対象：営業部　田中一郎さん、販売課　佐藤花子さん

複数人をまとめるときは箇条書き形式にすることで、見やすく整理できます。

開催日時・場所・会費の正しい書き方

日時や場所などの詳細は、視覚的に整理すると誤解が起きにくくなります。

特に日時や締切は数字を正確に書くことが大切です。

項目	記載例
日時	10月25日（金）18:30〜
会場	〇〇レストラン（中央ビル3階）
会費	4,000円（当日支払い）
参加締切	10月18日（金）まで

オンライン開催の場合は、「URLは後日共有します」と記載しておくと親切です。

参加依頼と締めの文の作り方

参加確認のお願い文では、返信先と締切を明確にすることが重要です。

返信方法を複数設けると、回答率が上がります。

例文：「ご参加いただける方は、〇月〇日までに幹事〇〇までご連絡ください。」

締めの文では、相手を思いやる一言で終えるのが基本です。

「お忙しい中恐縮ですが、皆さまのご参加をお待ちしております。」などが定番の表現です。

状況別・送別会お知らせ例文テンプレート集【コピペOK】

ここでは、すぐに使える送別会のお知らせ文テンプレートを紹介します。

社内メール・社外向け案内・チャットツール・オンライン開催など、状況ごとに適した文面を用意しました。

文体や語尾を職場の雰囲気に合わせて調整するだけで、誰でも自然な印象を与えられます。

【社内メール】上司・同僚への送別会お知らせ例文

フォーマルな文調で、社内向けに配信する場合の例文です。

件名はシンプルに要点を伝えると、受け取る側がすぐに内容を理解できます。

項目	例文内容
件名	【送別会のお知らせ】〇〇部・△△さんを囲む会のご案内
本文	お疲れさまです。〇〇部の□□です。このたび、△△さんが新しい部署へ異動されることになりました。これまでのご尽力に感謝を込めて、以下の通り送別会を開催いたします。皆さまのご参加をお待ちしております。日時：10月25日（金）18:30〜会場：〇〇レストラン（中央ビル3階）会費：4,000円参加締切：10月18日（金）出欠については、〇〇までご連絡ください。

項目

例文内容

件名

【送別会のお知らせ】〇〇部・△△さんを囲む会のご案内

本文

お疲れさまです。〇〇部の□□です。
このたび、△△さんが新しい部署へ異動されることになりました。これまでのご尽力に感謝を込めて、以下の通り送別会を開催いたします。
皆さまのご参加をお待ちしております。日時：10月25日（金）18:30〜
会場：〇〇レストラン（中央ビル3階）
会費：4,000円
参加締切：10月18日（金）出欠については、〇〇までご連絡ください。

この形を基本として、異動・転勤・長期出張など、状況に応じて文面を調整しましょう。

【退職・転職】フォーマルな送別会案内文例

社外の方を含む案内では、より丁寧で控えめな文調が適しています。

「お世話になった方を丁重に見送る」姿勢が伝わる表現を心がけましょう。

例文を紹介します。

「このたび、長年にわたり当社の発展にご尽力いただいた〇〇部長が、10月末日をもって退職されることになりました。つきましては、これまでのご厚情に感謝し、下記の通り送別会を開催いたします。ご多用の折恐縮ですが、ご出席賜りますようお願い申し上げます。」

フォーマルな文面では、語尾を「いたします」「賜ります」で統一すると安定感が生まれます。

【チャット・LINE Works】カジュアルな案内文例

部署内やチーム向けの案内は、短く・明るくまとめると効果的です。

絵文字などを使わなくても、語調で柔らかさを出すことができます。

送信媒体	例文
チャット投稿例	皆さんこんにちは。〇〇部の□□です。 △△さんのご異動にあたり、10月25日（金）18:30から送別会を開催します。会場は〇〇レストラン（中央ビル3階）です。参加を希望される方は、このスレッドにご返信ください。

短文でも「日時」「場所」「返信先」の3点は必ず入れましょう。

【オンライン送別会】Zoom開催時のテンプレート

リモート環境でも送別会を行う場合は、アクセス情報の明示が重要です。

ただし、URLなどの詳細は社外共有に注意し、別途連絡する形が安全です。

項目	例文内容
件名	【オンライン送別会のご案内】〇〇部・△△さんを囲む会
本文	〇〇部の□□です。 △△さんの新たな門出をお祝いするため、オンラインで送別会を開催いたします。日時：10月25日（金）18:30〜形式：オンライン（URLは後日ご案内します）短い時間ではありますが、皆さまのご参加をお待ちしております。

オンライン開催では、所要時間の目安（例：1時間程度）を入れると親切です。

送別会お知らせ文で失敗しないための注意点

送別会のお知らせ文は、一見シンプルに見えて、ちょっとした言葉の選び方で印象が大きく変わります。

この章では、ありがちな失敗例と、それを防ぐための改善ポイントを紹介します。

社内外を問わず、誰に読まれても安心できる文面を目指しましょう。

誤解を招く表現とその改善例

特に注意したいのが、意図せず誤解を与えてしまう表現です。

たとえば「最後の会」「送る会」などは、使う文脈によっては重く聞こえる場合があります。

より穏やかな言い回しに言い換えるだけで、印象が柔らかくなります。

NG表現	改善例
最後の会を開催します	新たな門出をお祝いする会を開催します
お別れの会を行います	これまでの感謝をお伝えする会を予定しています
見送りの会を開きます	ご活躍をお祈りする会を開催します

「前向きで明るい表現」への置き換えを意識すると、全体のトーンが良くなります。

トーンが合わない文章のNGパターン

相手との関係性を踏まえたトーン設定も大切です。

社内メンバー同士のやり取りで、過度に形式的な文調を使うと距離感を生みます。

逆に上司や社外関係者にカジュアルすぎる文面を送ると、失礼に感じられる場合もあります。

場面	NGな文体	改善の方向
社内向け	「ご多用のところ恐縮ですが〜」	「お忙しい中恐縮ですが〜」などやや柔らかく
上司・社外向け	「ぜひ来てくださいね」	「ご参加をお待ちしております」など丁寧な言い回しへ

相手によってトーンを微調整することが、印象管理の基本です。

会社ルール・社内マナーの確認ポイント

送別会のお知らせを発信する前に、社内のルールや方針を確認するのも重要です。

たとえば経費負担や開催形式、出欠の取り方などが会社によって異なります。

また、写真撮影やメッセージ共有などについても、事前に許可を取っておくと安心です。

確認項目	チェックポイント
開催形式	オフライン・オンラインいずれで行うか
参加費の扱い	会社補助があるか個人負担か
返信方法	メール返信・チャット回答など手段を明確に
社内規定	社内ルールやガイドラインに沿っているか

文面を作る前に確認しておけば、トラブルを未然に防ぐことができます。

ワンランク上の印象を残す書き方テクニック

送別会のお知らせ文は、単に「日時を伝える」だけでなく、ちょっとした工夫で印象を大きく変えることができます。

この章では、ひと味違うお知らせ文を作るためのコツを紹介します。

少しの配慮と表現力で、読む人の心に残る案内文になります。

感謝と労いを自然に盛り込む方法

お知らせ文に感謝の言葉を添えると、事務的な印象が和らぎます。

ただし、過剰に感情的な表現は避け、相手の功績や貢献を具体的に書くのがコツです。

目的	表現例
感謝を伝える	これまでのご尽力に心より感謝申し上げます。
労いを込める	長年のご勤務、本当にお疲れさまでした。
応援を伝える	新しい環境でのご活躍をお祈りしております。

具体的な言葉ほど、相手に伝わりやすくなります。

テンプレートを「自社風」にアレンジするコツ

同じテンプレートを使っても、職場によって雰囲気や言葉遣いが異なります。

そこで、自社の文化や日常の会話に合わせてアレンジするのがポイントです。

たとえば、普段から柔らかい表現を使う職場なら、語尾を少しカジュアルにするなど調整します。

職場タイプ	おすすめトーン	例文の特徴
フォーマルな会社	丁寧・控えめ	「〜いたします」「〜いただけますと幸いです」
フレンドリーな会社	柔らか・親しみやすい	「〜します」「〜できればと思います」

テンプレートはあくまで“骨組み”。職場らしい表現を加えることで自然な文面になります。

AIツールでスマートに文面を整える活用術

最近ではAI文章ツールを活用して、文面を整える企業も増えています。

たとえば、AIに「もう少しフォーマルに」や「柔らかくして」と指示すると、自動で言い回しを調整してくれます。

ただし、AIが提案した文章をそのまま使うのではなく、最終的には人の目で確認することが大切です。

活用シーン	AIへの依頼例
フォーマル調整	「文面を上司向けに丁寧にしてください」
カジュアル調整	「部署内共有向けに少し柔らかくしてください」
文法チェック	「敬語や語尾の誤りがないか確認してください」